公文課程筆記-公文

前言

目前公文最早來自於清末,當時的公文多半是由師爺寫的,內容跟現代雖不一樣,但規定也是林林總總一堆,相當麻煩,有句話說:「一字進公門,九牛拉不出」。
現在所使用的公文是民國初期定的,後來遷台後又屢經修改,才變成現在的樣子,詳細規定請看
法規資料庫板:http://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=A0030018
善心網友筆記板:http://home.educities.edu.tw/kolu/chapter3.htm

重要用語

 

  1. 稱謂語
    • 上行:
      • 鈞, 有隸屬關係之下對上單位
      • 大, 無隸屬關係之下對上單位
      • 鈞長, 部下對長官或有隸屬關係之下層長官對高層長官
    • 平行:
      • 貴, 平行機關或人民
      • 台端, 機關對人民稱呼
    • 下行:貴, 台端
  2. 期望用語
    • 上行:請 鑒核;請 核示;請 鑒察;請 鑒核。
    • 平行:請 查照;請 查核辦理;請 查明見復。
    • 下行:請查照;請照辦;請辦理見復

公文原則

  1. 簡:用語簡單明瞭
  2. 淺:文字流暢易懂
  3. 明:詞意清晰適切
  4. 確:舉證詳盡確實

公文類別

1.令:法律條文發布,人事命令
2.呈:對總統有報告
3.咨:總統與立法院
4.函:各機關處理公務
5.公告:機關向公眾或特定對象宣布事情
6.其他常用公文:書函,簽,開會通知,報告,證書,契約書,聘書

簽與稿

簽:下級部屬有意見向上級請示
稿:機關團體對外用表達用

簽稿擬辦方式

先簽後稿:先向問問長官意見,看行不行的通,再去真的做。用在重大事件,人事決策等。
簽稿並陳:同時將意見跟做法送上,處理效率會比較好。
以稿代簽:不寫簽,直接送稿,通常用在例行公事或簡單的案件。

公文的內容
總共有三段式跟條列式兩種,大部分情況下都是使用三段式。

三段式
1.主旨:簡明扼要的發文目的或期望,勿超過50字。
2.說明:原因或經過等詳細細節。
3.辦法:具體該怎麼處理上面講到的情況

條列式
1.依據:事實根據來源
2.引申:依照上面的事實加以推論
3.歸結:確認本案如何處理

考試背起來專用公文(稿,函)結構

  1. 發文單位
  2. 發文者
    • 地址
    • 傳真
    • 承辦人
    • 電話
    • 電子信箱
  3. 受文者
  4. 文件傳遞狀態
    • 發文日期
    • 發文字號
    • 速別
    • 密等級解密條件或保存期限
    • 附件
  5. 主旨
  6. 說明
  7. 辦法
  8. 收文者
    • 正本
    • 副本
  9. 主管蓋印或簽名

考試背起來專用公文(簽)結構

  1. 簽於單位
  2. 主旨
  3. 說明
  4. 擬辦
  5. 敬陳長官
  6. 承辦人職章, 壓時間
  7. 會辦單位
  8. 各層人員覆核
    • 承辦單位
    • 會辦單位
    • 決行

三段式要點

  1. 一文一事,一項一意
  2. 公文自民國93年後全改做橫式,所以不能寫直式。
  3. 每項後要加冒號「:」
  4. 主旨不分項
  5. 主旨以外的地方不渴出現期望用語,如:請查照等。
  6. 說明及辦法不混用
  7. 系所或行政單位不可對外發文,也就是說學校對外面機關發文,發文者一定是”輔仁大學”